Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung auf dieser Website im Sinne der DSGVO ist:

2. Privacy by Design: Unsere datensparsame Architektur

Unser Hauptportal (sprachcafe-polnisch.org bzw. sprachcafé.org) wurde nach dem Prinzip der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO) und der datenfreundlichen Voreinstellungen (Art. 25 DSGVO) als modernes, statisches Portal (Static Site Generation via Astro) konzipiert:

3. Hosting & Server-Log-Dateien

Hosting bei AWS (Region Frankfurt am Main / Deutschland)

Unser Webserver und Reverse Proxy (Caddy v2) werden auf einer virtuellen Serverinstanz (AWS Lightsail) von Amazon Web Services EMEA SARL betrieben. Der Serverstandort ist Frankfurt am Main (`eu-central-1`), Deutschland. Sämtliche Datenverarbeitungen verbleiben vollständig innerhalb der Europäischen Union. Wir haben mit AWS einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Addendum, Art. 28 DSGVO) abgeschlossen.

Server-Log-Dateien (Caddy Reverse Proxy)

Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst unser Webserver automatisiert technische Verbindungsdaten, die Ihr Browser an uns übermittelt:

• IP-Adresse des anfragenden Endgeräts
• Datum und Uhrzeit der Serveranfrage (Timestamp)
• Aufgerufene URL und HTTP-Methode (z. B. `GET /ueber-uns/`)
• HTTP-Statuscode des Servers (z. B. `200 OK`)
• Übertragene Datenmenge in Bytes
• Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite, sofern vom Browser gesendet)
• Browsertyp, Browserversion und Betriebssystem (User-Agent-String)

Zweck & Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung dieser Daten ist technisch erforderlich, um die Website auszuliefern, die Stabilität und Netzsicherheit zu gewährleisten und Angriffe (z. B. DDoS- oder Brute-Force-Attacken) abzuwehren. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i.V.m. § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Speicherdauer: Die Log-Dateien werden rollierend für maximal 7 bis 14 Tage gespeichert und anschließend automatisiert überschrieben. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen oder eine Profilbildung findet nicht statt.

SSL/TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine moderne TLS-Verschlüsselung (HTTPS) mit HTTP/2 / HTTP/3 und automatischen HSTS-Sicherheitsheadern.

4. Kontaktformulare & Online-Mitgliedsantrag

Online-Mitgliedsantrag (`/mitmachen/mitglied-werden/`)

Wenn Sie über unser Webportal einen Antrag auf Mitgliedschaft im SprachCafé Polnisch e.V. stellen, erfassen wir die für die Begründung und Verwaltung der Vereinsmitgliedschaft erforderlichen Daten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gewählte Beitragsstufe sowie bei Erteilung eines SEPA-Lastschriftmandats Ihre IBAN/Bankverbindung).

• Zweck & Rechtsgrundlage: Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und Erfüllung des Mitgliedschaftsvertrages gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Erfüllung gesetzlicher steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 Abgabenordnung (AO).
• Speicherdauer: Für die Dauer der Vereinsmitgliedschaft. Nach Beendigung der Mitgliedschaft werden steuer- und beitragsrelevante Buchungsbelege gemäß den gesetzlichen Fristen für 10 Jahre aufbewahrt und anschließend gelöscht.

Kontaktformular (`/kontakt/`) & E-Mail-Anfragen

Bei der Nutzung unseres Kontaktformulars oder bei einer Anfrage per E-Mail verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht, um Ihr Anliegen zu bearbeiten und zu beantworten.

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch Absenden) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse an einer effizienten Kommunikation).
• Speicherdauer: Nach abschließender Klärung Ihres Anliegens werden die Daten gelöscht (Regelfrist: 6 Monate nach letztem Kontakt), sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

Verarbeitung über Microsoft 365 (Power Automate & SharePoint)

Zur sicheren Abwicklung unserer Vereinskorrespondenz und zur digitalen Mitgliederverwaltung nutzen wir Microsoft 365 Cloud-Dienste (Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland). Die Datenverarbeitung erfolgt innerhalb der EU Data Boundary (Rechenzentrumsregion Deutschland / Europa) auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrages (Microsoft DPA gem. Art. 28 DSGVO). Technische Automatisierungs-Trigger übermitteln keine personenbezogenen Antragsdaten an externe Code-Repositories.

5. SprachCafé Mitglieder-App, digitaler Mitgliedsausweis & Google Wallet

Zur Ausübung der satzungsmäßigen Mitgliedschaftsrechte, zur Nutzung des digitalen Mitgliedsausweises sowie zur Einlösung und Nachverfolgung satzungsmäßiger Vereinsvorteile (wie jährliche Freikontingente im Café, Ermäßigungen bei Veranstaltungen und die kostenfreie Nutzung der Hausbibliothek) stellt der Verein seinen Mitgliedern eine webbasierte Ausweisplattform (team.sprachcafe-polnisch.org/member/activate) sowie die native Android-App „SprachCafé Mitglied“ (org.sprachcafe.member) zur Verfügung.

a) Verarbeitete Datenkategorien

Im Rahmen der digitalen Ausweisverwaltung und der App-Nutzung verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:

• Mitglieder-Stammdaten: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (sofern angegeben), Mitgliedsnummer (z. B. SCP-10001), Mitgliedsstatus (aktiv/ausstehend) und Beitragsstatus.
• Mitgliedsstufe & Berechtigungen: Zugeordnete Mitgliedsstufe (Silver, Gold, Platinum oder Firmenmitgliedschaft), Eintritts- und Gültigkeitsdatum sowie hinterlegter Veranstaltungsrabattsatz.
• Guthaben- & Einlösedaten: Jährliches Freikaffee-Kontingent, verbleibendes Restguthaben sowie protokollierte Einlösevorgänge (Zeitstempel, bezogenes Freikontingent, Kassen-Sitzungs-ID).
• Sicherheits- & Prüftoken: Kryptografischer Einladungstoken (Magic Link) und dynamisch generierter QR-Verifizierungstoken (SCP-MEMBER:<Nummer>:<Token>) zur fälschungssicheren Erkennung an der Kasse und im Bibliotheksbetrieb.

b) Zwecke & Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

• Erfüllung des Mitgliedschaftsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Die Bereitstellung des digitalen Mitgliedsausweises, die Authentifizierung per Einladungs-Token, die Anzeige von Kontingenten sowie die Einlösung von Vergünstigungen dienen unmittelbar der Begründung, Durchführung und Abwicklung der satzungsmäßigen Mitgliedschaft.
• Steuer- und abgabenrechtliche Nachweisführung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO & GoBD): Bei der Einlösung von Sachleistungen (z. B. 0,00 € Freikaffee-Abrechnung) erfolgt eine GoBD-konforme Buchung im digitalen Vereinskassenbuch, um den satzungsgemäßen Mitteleinsatz und die Gemeinnützigkeit gegenüber dem Finanzamt lückenlos nachzuweisen.

c) Lokale Speicherung in der Android-App (Offline-Fähigkeit)

Die Android-App „SprachCafé Mitglied“ speichert die Ausweisdaten und das Restguthaben verschlüsselt im geschützten App-Speicherbereich Ihres Endgeräts (Android SharedPreferences). Dies ermöglicht das Vorzeigen des Ausweises und Scannen des QR-Codes auch ohne aktive Internetverbindung. Die Daten werden gelöscht, wenn Sie sich in der App abmelden oder die App deinstallieren.

d) Optionale Google Wallet Integration

Sie haben die Möglichkeit, Ihren digitalen Mitgliedsausweis mit nur einem Klick zu Google Wallet (Dienstanbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland bzw. Google LLC, USA) hinzuzufügen.

6. Vorstandsverwaltung & Betriebssysteme (`team.sprachcafe-polnisch.org`)

Für die interne Einsatzplanung, den Kassenbetrieb und die administrative Mitgliederverwaltung betreibt der Verein unter team.sprachcafe-polnisch.org ein internes Teamportal.

Microsoft Entra ID (Single Sign-On / SSO für den Vorstand)

Der Zugriff auf sensible Verwaltungsbereiche (Mitgliederlisten, Finanz- und Kassenbücher, Systemkonfiguration) ist passwortlos abgesichert und ausschließlich autorisierten Vorstandsmitgliedern über Microsoft Entra ID (Microsoft Ireland Operations Ltd.) vorbehalten.

• Verarbeitete Daten bei der Anmeldung: Organisations-E-Mail-Adresse (@sprachcafe-polnisch.org), Name, Microsoft Tenant-ID (b745a80a-f682-45e4-ba2e-d48bbd9e703d) sowie Anmelde-Tokens (OAuth 2.0 / JWT).
• Zweck & Rechtsgrundlage: Gewährleistung der IT-Sicherheit, Schutz vor unbefugtem Datenzugriff und Durchsetzung strenger Zugriffskontrollen gemäß Art. 32 DSGVO sowie unser berechtigtes Interesse an einer sicheren Vereinsorganisation gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Sitzungs-Cookies: Zur Aufrechterhaltung der authentifizierten Sitzung wird ein kryptografisch signiertes, zeitlich befristetes Session-Cookie (admin_session, HttpOnly, SameSite) gesetzt (gem. § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

7. Digitale Hausbibliothek (`hausbibliothek.org`)

Das SprachCafé Polnisch betreibt unter hausbibliothek.org eine eigenständige Webanwendung zur Verwaltung des zweisprachigen Buchbestands und des digitalen Leihbetriebs.

• Verarbeitete Daten: Leser-Stammdaten (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer), kryptographisch gesalzene und gehashte Passwörter (bcrypt/Argon2id), Ausleihdaten (Buchtitel, Ausleih- und Rückgabefristen, Vormerkungen) sowie Beitragsstatus.
• Technisch notwendiges Session-Cookie (`PHPSESSID`): Beim Login wird ein technisch zwingend erforderliches Session-Cookie gesetzt, um Ihre autorisierte Sitzung aufrechtzuerhalten. Dieses Cookie besitzt die Sicherheitsattribute Secure (nur HTTPS), HttpOnly (kein JS-Zugriff) und SameSite=Lax. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.
• Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung der Bibliotheksnutzungsordnung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz des Vereinseigentums).
• Automatisiertes 24-Monats-Löschkonzept (Art. 17 DSGVO): Bibliothekskonten, die seit mindestens 24 Monaten inaktiv sind (keine Anmeldung, keine aktive Ausleihe, keine Vormerkung) und keine offenen Forderungen aufweisen, werden automatisiert und unwiderruflich gelöscht. Historische Ausleihdaten werden zur Aufrechterhaltung der Bestandsstatistik vollständig anonymisiert (user_id = NULL).

8. Termin-Synchronisation & Cloud-Speicher

9. Links zu Social-Media-Profilen

Auf unserer Website verlinken wir auf unsere offiziellen Vereinskanäle bei Facebook, Instagram, YouTube, LinkedIn und TikTok. Wir binden keine dynamischen Social-Plugins (wie Like- oder Share-Buttons) ein, die bereits beim Laden der Seite Daten an die Plattformbetreiber übermitteln. Ein Datenaustausch mit den jeweiligen Plattformen findet erst statt, wenn Sie aktiv auf den entsprechenden Link klicken und zu dem Drittanbieter weitergeleitet werden.

10. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen der DSGVO jederzeit folgende Rechte:

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose E-Mail an: kontakt@sprachcafe-polnisch.org.

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Im Falle datenschutzrechtlicher Verstöße steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu: